Administration

Im Administrationsbereich haben Sie die Möglichkeit neue Benutzer anzulegen, Benutzer zu suchen, zu bearbeiten oder zu löschen. Darüber hinaus können Sie Benutzergruppen erstellen und weitere administrative Einstellungen vornehmen. Der Administrationsbereich ist nur sichtbar, wenn Sie über Administrationsrechte verfügen. Wählen Sie die Option Administration in der oberen Menüleiste aus. Anschließend öffnet sich der Administrationsbereich in einem neuen Tab in Ihrem Browser.

In den jeweiligen Kategorien des Administrationsbereichs kann über das Fragezeichen in den zugehörigen Abschnitt in der Hilfe navigiert werden.

Bemerkung

Existiert bereits ein Tab in Ihrem Browser, in dem der Administrationsbereich geöffnet ist, wird kein neuer Tab erstellt wenn Sie die Funktion Administration selektieren. In einem solchen Fall werden Sie zu dem bereits existierenden Tab navigiert.

Benutzerverwaltung

In der Benutzerverwaltung werden Ihnen alle Benutzer geordnet nach ihren Benutzernamen angezeigt. Dies kann je nach Ihrer Methodik bei der Benutzerverwaltung die E-Mail Adresse oder beispielsweise die UUID von Benutzerdaten sein. Zusätzlich ist zu jedem Benutzer die ihm zugewiesene Rolle sowie seine E-Mail Adresse ersichtlich. Links neben dem Namen finden Sie ein Kreissymbol („Chip“), welches die Initialen des Benutzers enthält.

Wie lege ich einen neuen Benutzer an?

Navigieren Sie in den Administrationsbereich und wählen Sie Benutzerverwaltung aus. Klicken Sie anschließend auf Benutzer anlegen.

Es erscheinen Eingabefelder mit vier Pflichtfeldern (Name, E-Mail, Benutzerrolle, Sprache). Die folgenden fünf Benutzerrollen mit verschiedenen Berechtigungen stehen Ihnen zur Verfügung:

• Reader

• Reviewer

• Author

• Editor

• Administrator

Nachdem Sie die Pflichtfelder ausgefüllt bzw. ausgewählt haben, klicken Sie auf Speichern. Der neu angelegte Benutzer wird nun in der Benutzerverwaltung angezeigt. Er erhält eine automatisch generierte E-Mail, die ihn über seine Registrierung informiert und einen Link enthält, über den er sein Passwort festlegen kann. Dieser Link ist 24 Stunden gültig.

Welche Benutzerrollen gibt es und welche Berechtigungen haben diese?

Generell stehen Ihnen fünf verschiedene Benutzerrollen für Process Design mit verschiedenen Berechtigungen zur Verfügung, die aufeinander aufbauen. Ihre aktive Benutzerrolle wird Ihnen oben rechts neben Ihrem Benutzernamen angezeigt.

Reader: Diese Benutzer haben lediglich in der Veröffentlichung Leserechte. D.h. sie können alle veröffentlichten Diagramme einsehen, sowie die mit diesen Diagrammen verbundenen Attribute, Symbole, Katalogeinträge und Dokumente. Das Erstellen von Kommentaren und Berichten und die Druckvorschau Funktion ist Readern in der Veröffentlichung zugänglich. Zusätzlich können sie auch Diagramme zu ihren Favoriten hinzufügen.

Reviewer: Reviewer haben ähnlich wie Reader Zugriff auf die Veröffentlichung und verfügen über dieselben Berechtigungen. Darüber hinaus haben Reviewer Zugriff auf den Vorschaubereich und können zugewiesene Governance-Aufgaben (Veröffentlichung, Depublizierung, Wiedervorlage) einsehen und bearbeiten, sofern sie als Prüfungsinstanz für ein bestimmtes Diagramm oder Katalogeintrag festgelegt sind. Reviewer können allerdings keinen Governance-Workflow initiieren.

Author: Benutzer der Rolle Author verfügen grundsätzlich über dieselben Rechte wie Reviewer. Allerdings ist ihnen auch der öffentliche Arbeitsbereich zugänglich. Dadurch ist es ihnen möglich alle Katalogeinträge als auch alle Diagramme dieses Bereichs zu sehen. Dies ermöglicht es ihnen tendenziell auch Diagramme zu modellieren und in diesem Prozess automatisch generierte Katalogeinträge zu erstellen. Um diese Funktionen allerdings nutzen zu können, müssen Benutzer der Rolle Author in den Attributen des betreffenden Diagramms oder Objekts als Autor eingetragen werden. Somit kann ein Author spezifisch für die Modellierung einzelner Diagramme oder die Bearbeitung einzelner Objekte eingesetzt werden.

Editor: Editoren werden ähnlich wie die Benutzerrolle Author für die Bearbeitung und Erstellung von Diagrammen eingesetzt. Jedoch müssen Editoren nicht in den Attributen eines Diagramms gesetzt werden, um diese bearbeiten zu können. Zusätzlich dazu sind sie in der Lage diagrammübergreifende Änderungen zu machen, d.h. Katalogeinträge editieren, manuell neu anlegen, oder löschen. Sie sind auch dazu befugt, Katalogeinträge anzunehmen oder abzulehnen. Des Weiteren haben Editoren die Möglichkeit, Administrationsaufgaben für Governance-Workflows zu übernehmen. Sie besitzen die Befugnis, sämtliche Governance-Workflows einzusehen und zu verwalten. Im Governance-Cockpit verfügen Editoren über identische Rechte wie Administratoren, was bedeutet, dass sie in der Lage sind, Workflows zu delegieren oder abzubrechen.

Administrator: Administratoren haben alle Rechte, die die anderen Benutzerrollen auch haben. Zusätzlich haben sie spezielle Administrationsrechte. Diese umfassen Zugriff auf den Administrationsbereich sowie das Recht Repositorys anzulegen, löschen, umbenennen und die Diagrammbearbeitung abzubrechen (Diagramm entsperren).

Zugängliche Arbeitsbereiche	Administrator	Editor	Author	Reviewer	Reader
Öffentlicher Arbeitsbereich	Berechtigt	Berechtigt	Berechtigt	Nicht berechtigt(*)	Nicht berechtigt(*)
Vorschau	Berechtigt	Berechtigt	Berechtigt	Berechtigt	Nicht berechtigt(*)
Veröffentlichung	Berechtigt	Berechtigt	Berechtigt	Berechtigt	Berechtigt

(*)Es kann auf einzelne Diagramme im öffentlichen Arbeitsbereich ein lesender Zugriff erteilt werden (siehe Diagramm aus öffentlichen Arbeitsbereich teilen)

Tipp

Über die Diagramm Details können Benutzer bzw. Benutzergruppen mit Diagrammen und Objekten verknüpft werden und somit ihr Funktions- bzw. Aufgabenspektrum erweitern. Zudem können Zugriffsbeschränkungen auf Diagramme und Repositorys für definierte Benutzer und Benutzergruppen festgelegt werden.

Falls Sie BIC Process Execution nutzen, erhalten Sie auch die Möglichkeit die Process Execution Benutzerrolle zu setzen.

ProcessApp Administrator: Als ProcessApp Administrator haben Sie Zugriff auf den Administrationsbereich und können alle verfügbaren Optionen verwalten.

ProcessApp Analyst: Als ProcessApp Analyst haben Sie Zugriff auf das Monitoring-Dashboard und können alle Vorgänge überwachen.

ProcessApp Creator: Als ProcessApp Creator können Sie in Process Design ausführbare Prozesse modellieren. Wenn Sie ein Diagramm weiter bearbeiten möchten und über diese Rolle verfügen, haben Sie die Möglichkeit, im Kontextmenü einer Aktivität den Editor zu öffnen. Alternativ können Sie den Editor auch öffnen, indem Sie die Aktivität auswählen und im Details-Menü den Abschnitt Editor wählen. Dort finden Sie eine Schaltfläche, mit der Sie den Editor öffnen können. Nur Benutzer mit der Rolle des ProcessApp Creator können in der Vorschau oder im öffentlichen Arbeitsbereich innerhalb der Diagrammansicht in Process Design den Button ProcessApp testen nutzen und Aufgaben bearbeiten.

ProcessApp User: Als ProcessApp User können Sie Vorgänge initiieren und entsprechend sehen, wo sich die Vorgänge befinden. Nur mit der Rolle ProcessApp User, haben Sie die Möglichkeit, in allen Bereichen in der Diagrammansicht in Process Design den Button Vorgang erstellen zu nutzen und Aufgaben zu bearbeiten.

ProcessApp Participant: Als ProcessApp Participant können Sie aktive Aufgaben haben und mit diesen arbeiten.

Warnung

Bitte beachten Sie, dass aktuell sowohl die Rolle ProcessApp User als auch die Rolle ProcessApp Participant erforderlich sind, um Aufgaben zu bearbeiten und zu verwalten.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nicht um hierarchische Rollen handelt. Das bedeutet, wenn Sie bspw. der Process Execution Rolle ProcessApp Administrator zugewiesen sind, Sie nicht automatisch Zugriff auf die Rechte der anderen Rollen haben. Um zusätzliche Rechte zu erhalten, müssen mehrere Checkboxen der Process Execution Rollen ausgewählt werden.

Wie bearbeite ich Benutzerdetails?

In den Benutzerdetails können Sie benutzerspezifische Informationen festlegen oder ändern. Zu diesen zählen der Name des Benutzers, dessen E-Mail Adresse, die Benutzerrolle als auch seine Benutzersprache.

Öffnen Sie die Administration und wählen Sie Benutzerverwaltung. Navigieren Sie in der Liste zu dem Benutzer, dessen Details Sie ändern möchten.

Klicken Sie auf den Eintrag eines Benutzers, öffnen sich die Benutzerdetails des ausgewählten Benutzers. In den Eingabefeldern können Sie dann den Namen, die E-Mail Adresse und die Benutzersprache ändern. Sie können einen Benutzer als SSO Benutzer deklarieren. Außerdem zeigt ein Feld die Benutzerrolle für Process Design, die Sie durch Selektieren des Felds über ein Drop-down Menü anpassen können. Falls Sie BIC Process Execution nutzen, erhalten Sie auch die Möglichkeit die Process Execution Benutzerrolle zu setzen. Hier können Sie die gewünschten Rolle an der Checkbox selektieren.

Weiter unten werden zugewiesene Benutzergruppen angezeigt. Sie können den Benutzer zu bestehenden Benutzergruppen hinzufügen oder entfernen. Näheres dazu finden Sie hier.

Klicken Sie nach beendeter Bearbeitung auf Speichern.

Bemerkung

Die Benutzersprache definiert die Sprache, auf welcher Sie Ihre E-Mails von der Anwendung erhalten. Eine neu konfigurierte Sprache wird erst wirksam, nachdem sich der betroffene Benutzer aus der Anwendung abmeldet und wieder anmeldet.

Wie kann ich einen SSO Benutzer identifizieren?

Benutzer, die per SSO angelegt werden, sind als solche im Benutzerprofil markiert. Dies können Sie als Administrator in dessen Benutzerdetails sehen.

Diese Einstellungen sind hier nur im Lesemodus verfügbar und können über diese Administration nicht verändert werden.

Wie lösche ich einen bestehenden Benutzer?

Öffnen Sie die Administration und wählen Sie Benutzerverwaltung. Hier sehen Sie eine Liste mit administrierten Benutzern. Navigieren Sie zu dem zu löschenden Benutzer und öffnen Sie das Kontextmenü Weitere Optionen.

Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Löschen. Es öffnet sich ein Bestätigungsdialog, in welchem Sie nochmals gefragt werden, ob Sie den Benutzer wirklich löschen wollen.

Wählen Sie Löschen, wenn Sie den Benutzer wirklich löschen möchten. Der Benutzer wird anschließend aus BIC Process Design entfernt.

Wie suche ich nach einem Benutzer?

Öffnen Sie die Administration und wählen Sie Benutzerverwaltung.

Klicken Sie dann auf Suchen.

Geben Sie den Namen oder die E-Mail Adresse des Benutzers ein, nach dem Sie suchen, und bestätigen Sie mit der Enter-Taste.

Bemerkung

Es werden auch Suchergebnisse angezeigt, bei welchen der eingegebene Begriff nur ein Teil des Namens ist. Beispielsweise findet der Suchbegriff „mann“ den Namen „Mustermann“.

Wie kann ich eine Liste mit allen Benutzern meines Mandaten exportieren?

Öffnen Sie die Administration und wählen Sie Benutzerverwaltung.

Dort finden Sie die Option Benutzerbericht herunterladen (Excel).

Selektieren Sie diese, wird ein Export über alle Benutzer Ihres Mandanten in Form einer Excel Datei generiert. Dabei erscheint eine Meldung am Rand des Bildschirms. Sobald der Export vorliegt, wird Ihnen in der Meldung die Möglichkeit zum Herunterladen angezeigt. Mit einem Klick starten Sie das Herunterladen des Exports.

Wie kann ich nach Benutzerrollen filtern?

Öffnen Sie die Administration und wählen Sie Benutzerverwaltung.

Klicken Sie auf Filtern. Es erscheinen alle verfügbaren Benutzerrollen.

Wählen Sie mit einem Klick auf einen Eintrag die Benutzerrolle aus, nach welcher Sie filtern möchten. Anschließend werden ausschließlich Benutzer dieser Rolle aufgelistet.

Bemerkung

Auch mit aktivem Filter können Sie nach einem Benutzer gemäß der Filtereinstellung suchen.

Wie ändere ich die Rolle eines Benutzers?

Öffnen Sie die Administration und wählen Sie Benutzerverwaltung.

Hier sehen Sie eine Liste mit administrierten Benutzern, navigieren Sie zu dem beabsichtigten Benutzer. Klicken Sie auf den Eintrag des Benutzers, um Detailinformationen zu öffnen.

Sie sehen den Benutzernamen, seine E-Mail Adresse und seine derzeitige Benutzerrolle. Klicken Sie auf das Feld Process Design Rolle, es öffnen sich die zur Verfügung stehenden Benutzerrollen.

Wählen Sie die entsprechende Benutzerrolle aus. Es stehen Ihnen die Rollen Reader, Reviewer, Author, Editor und Administrator zur Verfügung. Klicken Sie anschließend auf Speichern um Ihre Änderungen zu übernehmen. Anschließend erhalten Sie einen Hinweis, dass Ihre Änderungen gespeichert wurden und der betroffene Benutzer wird automatisch per E-Mail über die Änderungen seiner Benutzerrolle informiert.

Wenn Sie die Rolle eines Benutzers höherstufen, ihm also mehr Rechte gewähren, wird er bei seiner nächsten Anmeldung dennoch in seiner alten Rolle sein. Dadurch wird sichergestellt, dass der Benutzer nicht mit mehr Rechten arbeitet, als er es erwartet. Wenn der Benutzer seine neuen Rechte nutzen möchte, muss er zunächst seine Rolle wechseln.

Bemerkung

Dies gilt nicht, wenn Sie die Rechte eines Benutzers herabstufen. In diesem Fall erfolgt der Effekt sofort.

Wie setze ich das Passwort eines Benutzers zurück?

Öffnen Sie die Administration und wählen Sie Benutzerverwaltung.

Hier sehen Sie eine Liste mit administrierten Benutzern, navigieren Sie zu einem Benutzer und öffnen Sie das Kontextmenü.

Klicken Sie auf den Eintrag Password zurücksetzen und bestätigen Sie mit Ja, um automatisch eine E-Mail mit einem Link zum Setzen eines neuen Passworts an den Benutzer zu versenden. Dieser Link ist 24 Stunden gültig.

Wie kann ich einen Benutzer einer Person zuordnen?

Benutzer müssen mit einem entsprechenden Katalogeintrag vom Typ Person verknüpft werden, damit Sie diese später in den entsprechenden Diagrammattributen nutzen können. Die Zuordnung erfolgt über die E-Mail Adresse.

Legen Sie eine Person im Katalog oder Diagramm an. Tragen Sie in das Attribut E-Mail Adresse genau die Adresse ein, welche der gefragte Benutzer in BIC Process Design hat. Speichern Sie anschließend Ihre Änderungen ab.

Alternativ wird ein Katalogeintrag des Typs Person mit zugehörigem Namen und E-Mail Adresse automatisch bei der Auswahl eines Benutzers in den Attributen erstellt, falls dieser noch nicht existiert.

Benutzergruppen

Benutzergruppen bieten Ihnen die Möglichkeit neben der rollenbasierten Berechtigungsvergabe auch eine gruppenbasierte Berechtigungsvergabe zu nutzen, um die Administration von Benutzern in unterschiedlichen Bereichen Ihres Unternehmens zu erleichtern.

Die gruppenbasierte Berechtigungsvergabe kann dazu verwendet werden mehrere Benutzer für die Modellierung von Diagrammen oder Objekten zu berechtigen, den Zugriff darauf zu beschränken, die Gruppe über Versionsänderungen eines Diagramms zu informieren, oder sie direkt in den Publizierungsprozess mit einzubinden.

Diese Berechtigungsvergabe ist möglich, indem Sie Benutzergruppen über Organisationseinheiten bestimmten Diagramm- bzw Objektattributen zuweisen.

Wie kann ich Benutzergruppen verwalten?

Als Administrator können Sie Benutzergruppen verwalten. Dafür öffnen Sie die Administration und wählen Sie Benutzergruppen.

Eine Liste mit allen verfügbaren Benutzergruppen in alphabetischer Reihenfolge wird sichtbar. Neben der Überschrift Benutzergruppen können Sie die aktuelle Anzahl aller Benutzergruppen sehen.

Insgesamt werden Ihnen verschiedene Funktionen bereitgestellt, mit welchen Sie Benutzergruppen administrieren können. Dazu zählt das Erstellen von neuen Benutzergruppen und das Hinzufügen von Benutzern zu diesen Gruppen.

Wie erstelle ich eine neue Benutzergruppe?

Navigieren Sie zur Benutzergruppenverwaltung. Klicken Sie anschließend auf Gruppe anlegen, um eine neue Benutzergruppe anzulegen.

Geben Sie einen Namen für die neue Benutzergruppe ein und klicken Sie Speichern.

Wie lösche ich eine bestehende Benutzergruppe?

Navigieren Sie zur Benutzergruppenverwaltung. Rechts neben den Namen der Benutzergruppen sehen Sie das Kontextmenü Weitere Optionen.

Klicken Sie auf das Kontextmenü und wählen Sie den Eintrag Löschen aus. Mit der Bestätigung des erscheinenden Dialogs wird die Gruppe daraufhin gelöscht.

Wie füge ich Benutzer zu einer Benutzergruppe hinzu?

Navigieren Sie zur Benutzergruppenverwaltung. Klicken Sie dort auf den Eintrag der gewünschten Benutzergruppe, öffnet sich eine Liste aller zugehörigen Benutzer.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Fügen Sie Benutzer zur Gruppe hinzu öffnet sich ein Fenster. Hier können Sie mit einem Klick auf einen Eintrag weitere Benutzer zu der Benutzergruppe hinzufügen.

Optional können Sie einzelne Benutzer auch über ihre Benutzerdetails in der Benutzerverwaltung Gruppen zuweisen.

Bemerkung

Benutzer können mehreren Benutzergruppen gleichzeitig zugeordnet werden. Wenn Benutzergruppenzugehörigkeiten geändert werden (zum Beispiel die Zugriffsbeschränkung auf Diagramme), so werden solche Änderungen erst wirksam, wenn sich der betroffene Benutzer abmeldet und wieder anmeldet.

Wie entferne ich Benutzer aus einer Benutzergruppe?

Navigieren Sie zur Benutzergruppenverwaltung. Klicken Sie dort auf den Eintrag der gewünschten Benutzergruppe, öffnet sich eine Liste aller zugehörigen Benutzer.

Bewegen Sie die Maus zu dem Benutzer, welchen Sie entfernen möchten. Auf der rechten Seite erscheint das Symbol zum Entfernen, welches Sie mit einem Klick auswählen können. Bestätigen Sie den erscheinenden Dialog mit Löschen.

Optional können Sie einzelne Benutzer auch über ihre Benutzerdetails in der Benutzerverwaltung aus einer Gruppe entfernen.

Wie kann ich eine Benutzergruppe umbenennen?

Navigieren Sie zur Benutzergruppenverwaltung. Öffnen Sie mit einem Klick das Kontextmenü der betreffenden Benutzergruppe Weitere Optionen und wählen Sie den Eintrag Umbenennen aus.

In dem erscheinenden Dialog können Sie nun den Namen der Gruppe ändern und anschließend Speichern.

Warnung

Beachten Sie, dass wenn Sie eine Benutzergruppe umbenennen möchten, welche einem zugriffsbeschränkten Repository zugeordnet ist, die Möglichkeit besteht, dass Sie sich selbst ausschließen könnten. Wir empfehlen für diesen Fall die folgende Best Practice. Damit ist sichergestellt, dass alle Änderungen richtig übernommen werden und Sie sich nicht ausschließen können.

Best Practice

1. Öffnen Sie den Katalogeintrag der Organisationseinheit, welcher die Benutzergruppe zugeordnet ist.

2. Editieren Sie das Attribut Identifizierer der Organisationseinheit auf den neuen Gruppennamen.

3. Nun können Sie die Gruppe umbenennen. Beachten Sie dabei, dass Sie den gleichen Gruppennamen, wie in der Organisationseinheit (Schritt 2) verwenden.

Wie kann ich eine Benutzergruppe einer Organisationseinheit zuordnen?

Die Zuordnung einer Benutzergruppe zu verschiedenen Attributen eines Diagramms erfolgt über Organisationseinheiten. Legen Sie dazu eine Organisationseinheit im Katalog an und tragen Sie im Attribut Identifizierer den Namen der entsprechenden Benutzergruppe ein.

Alternativ wird ein Katalogeintrag des Typs Organisationseinheit mit zugehörigem Namen und Identifizierer automatisch bei der Auswahl einer Benutzergruppe in den Attributen erstellt, falls dieser noch nicht existiert.

Tipp

Geben Sie der Organisationseinheit den gleichen Namen wie der zugeordneten Benutzergruppe, um sie eindeutig wiedererkennen zu können.

Tipp

Der neue Benutzergruppenname kann einfach im Katalog aktualisiert werden, sodass Sie die Vorkommen nicht manuell ändern müssen. Alternativ ist es auch, möglich eine neue Gruppe zu erstellen und diese dann zu ersetzen.

CI-Konfiguration

Im CI-Konfigurationsbereich haben Sie die Möglichkeit das Design von BIC Process Design zu verändern um es an das Corporate Design Ihres Unternehmens anzupassen. Sie können die CI-Konfiguration nutzen, indem Sie im Explorer des Administrationsbereichs die Option CI-Konfiguration auswählen.

Wie kann ich die Farben von BIC Process Design ändern?

Navigieren Sie zuerst in die CI-Konfiguration.

In Ihrer Arbeitsfläche erscheint ein Bereich, in welchem Sie die Primärfarbe und Akzentfarbe passend setzen können. Klicken Sie dazu auf die entsprechenden Felder und wählen Sie jeweils eine Farbe im erscheinenden Fenster aus. Diese Änderungen werden nach dem Neuladen von BIC Process Design für alle Benutzer übernommen.

Best practice

Beachten Sie, dass wenn Sie Ihre Symboltypfarben manuell angepasst haben, die Veränderung der Primärfarbe und der Akzentfarbe zu unerwünschtem Verhalten bei BPMN Pools führen kann. Verändern Sie daher erst Ihre CI-Konfigurationsfarben wie hier beschrieben und anschließend die individuellen Symbolfarben.

Symbolfarben können unabhängig davon formatiert werden.

Bemerkung

Mit den CI-Farben legen Sie auch das Design von BIC Process Execution fest.

Wie kann ein unternehmensweites Startdiagramm eingestellt werden?

Navigieren Sie zuerst in die CI-Konfiguration.

In Ihrer Arbeitsfläche erscheint ein Bereich, in welchem Sie ein Startdiagramm aus den bereits veröffentlichten Diagrammen auswählen und setzen können. Tippen Sie dazu den Namen des Diagramms in das entsprechende Feld ein und wählen Sie den Eintrag aus der Vorschlagsliste aus. Die Änderungen werden nach dem Neuladen von BIC Process Design übernommen.

Das vom Administrator eingestellte Startdiagramm erscheint anschließend bei jedem Benutzer der Rolle Reader als Willkommensbildschirm.

Wie kann ich ein Unternehmens-Logo einstellen?

Navigieren Sie zuerst in die CI-Konfiguration.

In Ihrer Arbeitsfläche erscheint ein Bereich, in welchem Sie ein Anwendungslogo aus Ihren Dateien setzen können. Klicken Sie dazu auf das entsprechende Feld. Die Änderungen werden nach dem Neuladen von BIC Process Design für alle Benutzer übernommen. Das eingestellte Logo erscheint anschließend oben links.

Bemerkung

Das hier festgelegte Anwendungslogo wird auch als Logo in BIC Process Execution angezeigt.

Wie kann ich den Logo Hintergrund einstellen?

Navigieren Sie zuerst in die CI-Konfiguration.

In Ihrer Arbeitsfläche erscheint ein Bereich, in welchem Sie den Logo Hintergrund auswählen können. Klicken Sie dazu auf das entsprechende Feld. Die Änderungen werden nach dem Neuladen von BIC Process Design für alle Benutzer übernommen. Für ein eingestelltes und transparentes Logo erscheint die Hintergrundfarbe anschließend oben links.

Katalog

Wie kann ich die Details von Katalog-Objekttypen bearbeiten?

Öffnen Sie die Administration und wählen Sie Katalog.

Klicken Sie auf ein Element in der Liste, um die Detailseite für diese Art des Katalogeintrags zu öffnen. Dort können Sie die jeweiligen Typen bearbeiten.

Mit einem Klick auf den Pfeil oben links gelangen Sie zurück zur Liste aller Typen.

Wie kann ich definieren, ob Katalogvorschläge automatisch nach dem Einchecken generiert werden?

Sie haben die Möglichkeit einzustellen, welche Objekttypen nach dem Einchecken der Modellierung automatisch als Vorschlag in den Katalog aufgenommen werden.

Navigieren Sie dazu in den Administrations-Bereich und öffnen Sie den Reiter Katalog. Hier sind alle in Ihrer Methode verfügbaren Objekttypen aufgelistet. Klicken Sie auf einen beliebigen Eintrag, um die Detailseite zu öffnen.

Mit einem Klick auf den Umlegschalter des Eintrags Katalogvorschläge aus der Modellierung erlauben können Sie einzelne Typen deaktivieren (Umlegschalter links) und aktivieren (Umlegschalter rechts). Aktivierte Einträge werden als Vorschläge übernommen, deaktivierte nicht. Das gewählte Verhalten wird Ihnen als Untertitel der Schaltfläche angezeigt.

Haben Sie beispielsweise eine Applikation deaktiviert, werden Applikationen nicht als Vorschlag im Katalog angezeigt, wenn Sie diese in einem Diagramm angelegt und eingecheckt haben. Dennoch können Sie diese manuell im Katalog anlegen und im Diagramm wiederverwenden.

Als Standardeinstellungen werden die Einstellungen der vorherigen BIC Process Design-Version übernommen. Auf diese werden zurückgegriffen, falls die Mandanteneinstellungen nicht verfügbar sind.

Bemerkung

Diese Funktion hat auch Auswirkungen auf die Sichtbarkeit des entsprechenden Filters im Katalog.

Wie kann ich festlegen, dass nur bestehende Katalogeinträge eines Typs verwendet werden können?

Als Administrator können Sie das Einchecken von Diagrammen verbieten, welche Objekte beinhalten, die noch nicht im Katalog existieren. Dadurch können Sie sicherstellen, dass nur bereits existierende Objekte bei der Modellierung verwendet werden und somit beispielsweise Redundanzen verhindern. Modelliert ein Benutzer zum Beispiel ein Symbol im Diagramm ohne einen Katalogeintrag über die Vorschlagsliste mit diesem Symbol zu verknüpfen, kann das Diagramm nicht eingecheckt werden.

Öffnen Sie die Administration und wählen Sie Katalog.

Klicken Sie auf ein Element in der Katalog-Entitätstyp-Liste, um die Detailseite für diesen Entitätstyp zu öffnen.

Mit einem Klick auf den Eintrag Einchecken von Katalogvorschlägen erlauben können Sie hier die Erlaubnis aktivieren (Umlegschalter rechts) und deaktivieren (Umlegschalter links). Das eingestellte Verhalten wird Ihnen als Untertitel der Schaltfläche angezeigt.

Mit einem Klick auf den Pfeil oben links gelangen Sie zurück zur Liste aller Typen.

Hinweis

Damit die Validierung durchgeführt werden kann, sollte die Option „Katalogvorschläge aus der Modellierung erlauben“ aktiviert sein.

Wie kann ich Facetten für den Katalog einstellen?

In der Administration können Sie festlegen, welche Attribute eines Objekttyps im Katalog als Facetten zur Verfügung stehen. Standardmäßig ist keine Facette aktiviert. Wie folgt können Sie eine Facette aktivieren:

Navigieren Sie in der Administration zu dem Reiter Katalog. Klicken Sie auf ein Element in der Liste der Katalog-Objekttypen, um die Detailseite für diesen Eintrag zu öffnen.

Wählen Sie in den Details die Option Unterkategorie.

Anschließend werden Ihnen alle auswählbaren Attribute des Objekttyps angezeigt. Aktivieren Sie mit einem Klick die Checkboxen der Attribute, welche Sie als Facette sehen möchten.

Anschließend wird dieser Attributtyp im Katalog unter dem entsprechenden Objektfilter als selektierbare Facette angezeigt, sobald das Attribut an einem Objekt dieses Typs gepflegt wurde. Nähere Informationen zum Katalogfilter finden Sie hier.

Mit einem Klick auf den Pfeil oben links gelangen Sie zurück zur Detailseite.

Wie kann ich die Sichtbarkeit für Katalog-Objekttypen in der Veröffentlichung einstellen?

Sie können einstellen, welche Entitätstypen in der Veröffentlichung im Katalog angezeigt werden. In der Standardeinstellung ist die Sichtbarkeit für die Typen Applikation, Risiko, Kontrolle, Rolle, Dokument und Geschäftsobjekt festgelegt. Falls Sie einen Typ deaktivieren, wird dieser weder im Katalog als Typ noch als Filter im Bereich Veröffentlichung zu sehen sein.

Öffnen Sie die Administration und wählen Sie Katalog.

Klicken Sie auf ein Element in der Katalog-Objekttyp-Liste, um die Detailseite für diesen Entitätstyp zu öffnen.

Mit einem Klick auf den Eintrag Katalogeinträge in der Veröffentlichung anzeigen können Sie hier die Sichtbarkeit aktivieren (Umlegschalter rechts) und deaktivieren (Umlegschalter links). Das eingestellte Verhalten wird Ihnen als Untertitel der Schaltfläche angezeigt.

Mit einem Klick auf den Pfeil oben links gelangen Sie zurück zur Liste aller Typen.

Sprachen

Wie kann ich relevante Sprachen einstellen?

Öffnen Sie den Administrationsbereich und wählen Sie im Explorer Sprachen aus. Dort werden Ihnen alle verfügbaren Sprachen aufgelistet.

In der Sprach-Konfiguration haben Sie nun die Möglichkeit mit dem Setzen von Haken die für Benutzer angebotenen und für Ihr Unternehmen relevanten Sprachen auszuwählen. Diese stehen anschließend als Inhalts- und Alternativsprache zur Verfügung. Fett wird dabei die Standard-Sprache dargestellt, welche nach dem Login automatisch angezeigt wird. Diese kann ebenfalls durch einen Klick auf Als Standard festlegen geändert werden.

Archiv

Wie kann ich Archiveinstellungen ändern?

Administratoren können das jeweilige Archiv der Bereiche Öffentlicher Arbeitsbereich, Vorschau und Veröffentlichung diagrammübergreifend einstellen. Neben dem Aktivieren und Deaktivieren des Archivs ist auch die Aufbewahrungsfrist konfigurierbar.

Navigieren Sie dazu in den Administrationsbereich und wählen Sie den Eintrag Archiv aus. Hier werden Ihnen die aktuellen Einstellungen für die einzelnen Arbeitsbereiche angezeigt.

Mithilfe des Umlegschalters kann die Archivierung jeweils aktiviert und deaktiviert werden. Der Aktivierungsstatus wird jeweils unterhalb der Arbeitsbereiche in der Administration angezeigt. Beim Deaktivieren werden bereits vorhandene Archiveinträge nicht entfernt. Außerdem behält der bestehende Eintrag beim erneuten Aktivieren weiterhin die alte Aufbewahrungsfrist.

Bei aktivierter Archivierung können Sie über das Eingabefeld die Aufbewahrungsfrist verändern. Für den öffentlichen Arbeitsbereich und die Vorschau beträgt die minimale Frist ein Tag und die maximale 365 Tage. Für die Diagramme, die veröffentlicht wurden, können Sie eine Aufbewahrungsfrist zwischen 1 und 30 Jahre wählen. Die gesetzte Frist beginnt sobald die veraltete Diagrammversion als Eintrag im Archiv des jeweiligen Bereichs sichtbar wird. D.h. wird ein Diagramm in einem Bereich gelöscht, depubliziert oder wird durch eine neue Version ersetzt, wird diese Version im Archiv des entsprechenden Bereichs als Eintrag sichtbar und die Aufbewahrungsfrist beginnt. Dasselbe gilt für Diagramme, welche ihre festgesetzte Gültigkeit überschritten haben. Sobald das Ende der Aufbewahrungsfrist erreicht wurde, wird der betreffende Archiveintrag endgültig gelöscht.

Tipp

In den Governance-Attributen von Diagrammen und Katalogeinträgen kann eine spezielle Aufbewahrungsfrist festgelegt werden, die nur für das jeweilige Diagramm bzw. den Katalogeintrag gilt. Damit kann die oben beschriebene Archivierungseinstellung für die Veröffentlichung in einzelnen Diagrammen und Katalogeinträgen abweichend definiert werden. Das Attribut ist standardmäßig deaktiviert und kann in der Methode aktiviert werden.

Methode

Die Methode definiert die Modellierungssprache in Ihrer BIC Process Design Anwendung. D. h. sie gibt vor, wie Strukturen und Prozesse Ihres Unternehmens in BIC Process Design beschrieben bzw. dargestellt werden können. So kann festgelegt werden welche Diagrammtypen für die Modellierung zur Verfügung stehen. Auch die verfügbaren Elemente einzelner Diagrammtypen wie z.B. Symbol- oder Attributtypen können über die Methode definiert werden.

Wie kann ich eine neue Methode einstellen?

Sie haben die Möglichkeit, eine benutzerdefinierte Methode für alle Benutzer einzustellen, welche die bisherige Methode überschreibt.

Navigieren Sie dazu in den Administrationsbereich und wählen Sie den Eintrag Methode aus. Nun können Sie per Drag & Drop oder durch einen Klick auf das Importieren-Symbol und den erscheinenden Dateiauswahldialog eine neue Methode hochladen, welche die Modellierungssprache Ihrer BIC Process Design Anwendung wie gewünscht anpasst.

Momentan ist es möglich, eine Methodendatei (.json) hochzuladen. Während die Methode hochgeladen wird, können Sie keine Aktionen ausführen und die Anwendung ist ausgegraut. Nachdem das Importieren erfolgreich abgeschlossen ist, erhalten Sie eine entsprechende Meldung am unteren rechten Bildschirmrand. Außerdem wird Ihnen der Name der hochgeladenen Methodendatei unter Benutzerdefinierte Methodendatei angezeigt. Damit die neue Methode für den Benutzer verfügbar ist, muss die Anwendung neu geladen werden. Benutzer, welche sich neu einloggen, verwenden die Methode direkt.

Wie kann ich die aktuelle Methode exportieren?

Sie haben die Möglichkeit, die eingestellte benutzerdefinierte Methode herunterzuladen, beispielsweise um diese zu sichern oder im Methodeneditor zu bearbeiten.

Navigieren Sie dazu in den Administrationsbereich und wählen Sie den Eintrag Methode aus. Mit einem Klick auf das Exportieren-Symbol wird die aktuelle Methode als json-Datei unter dem angezeigten Namen heruntergeladen.

Falls Sie keine benutzerdefinierte Methode eingestellt haben, wird die Basis-Methode unter dem Namen „ImportProperties.methodeFile“ exportiert.

Wie kann ich das Layout eines Diagrammtyps einstellen?

Der Layout-Assistent unterstützt Sie beim Layout des Prozessflusses. Das bedeutet, dass der Sequenzfluss und die Aktivitäten im Vordergrund stehen. Über den Administrationsbereich können Sie die Einstellungen des Layout-Assistenten für einzelne Diagrammtypen konfigurieren und individualisieren. Dabei können gemäß der Layout-Assistenten Verfügbarkeit die Diagrammtypen EPK, WKD und BPMN standardmäßig konfiguriert werden.

Navigieren Sie dazu im Administrationsbereich zu dem Eintrag Methode. Hier werden Ihnen die Diagrammtypen und zugehörige Diagramm IDs aufgelistet. Wählen Sie mit einem Klick einen Listeneintrag aus, um diesen zu bearbeiten.

Anschließend öffnen sich die Einstellungsmöglichkeiten des ausgewählten Diagrammtyps. Diese werden im Folgenden genauer beschrieben.

Modellierungsorientierung: Hier können Sie über das Drop-down Feld zwischen Horizontal und Vertikal wählen, welche die Wahl des Startpunkts des Layout-Assistenten beeinflusst. Die Richtung bezieht sich auf den Prozessfluss, welcher beispielsweise durch Sequenz- und Nachrichtenkanten zwischen Aktivitäten dargestellt wird.

Horizontaler/Vertikaler Abstand: Hier wird der Abstand im Prozessfluss durch die Eingabe von Zahlen definiert. Dies entspricht dem horizontalen und vertikalen Abstand zwischen zwei Symbolen, die über eine Sequenz- oder Nachrichtenkante in Beziehung stehen.

Horizontaler/Vertikaler Satelliten Abstand: Diese Zahlen stehen für den horizontalen und vertikalen Abstand der Satelliten untereinander.

Kantenports: Sie können die Ports der Satelliten an einer Aktivität festlegen. Klicken Sie dazu in einen Quadranten. Daraufhin erscheinen an der Aktivität die zwei auswählbaren Ports - der aktuell ausgewählte ist in grüner Farbe ausgefüllt. Mit einem Klick auf einen Port Quadrant Port auswählen wird die Umstellung gespeichert und Sie erhalten eine entsprechende Benachrichtigung unten rechts in der Anwendung.

Satellitenanordnung: Des Weiteren kann die Anordnung der Satelliten festgelegt werden. Dazu geben Sie in entsprechenden Quadranten im Eingabefeld an, welcher Objekttyp mit welcher Beziehung zur Aktivität beim Layouten automatisch hier platziert werden soll. Hier kann auch die maximale Anzahl der vertikal übereinander angeordneten Symbole festgelegt werden. Wird die Zahl beim Layouten überschritten, entsteht eine neue Spalte der vertikalen Anordnung. Mit der Enter-Taste speichern Sie Ihre Eingabe und es erscheint eine entsprechende Meldung unten rechts in der Anwendung. Die Eingabe ist nun als Chip im Quadranten sichtbar. Über das jeweilige X im Chip können Sie die Eingabe wieder löschen. Im nachfolgenden Beispiel werden maximal drei Objekte vom Typ „Rolle“ mit der Beziehung „C - Mitwirkung“ im Quadranten oben links übereinander angeordnet.

Die Standardeinstellungen, welche für den Layout-Assistenten festgelegt sind, werden mit dieser Konfiguration überschrieben. Falls kein individuelles Verhalten definiert ist, greift der Layout-Assistent auf den Standard zurück.

Bemerkung

Sie können Chips nur für Objekttypen generieren, die in der Methode existieren. Eine weitere Validierung Ihrer Eingaben erfolgt nicht. Beachten Sie daher die vorhandenen Objekttypen und Beziehungstypen.

Bemerkung

Die Einheit der Abstände entspricht folgendem Längenmaß: 1000 Einheiten sind 1 cm. Somit ist 1 Einheit 0,01 mm.

Wie kann ich die Standardfarben der Symbole konfigurieren?

Sie können die Farbgebung eines Symboltyps auf einen persönlichen Standard für alle Bereiche Ihrer BIC Process Design festlegen. Diagramme aus dem Archiv werden immer mit den aktuellen Farbeinstellungen angezeigt. Für jeden Symboltyp können Sie die Rahmen-, Hintergrund- und Schriftfarbe setzen.

Warnung

Die hier gewählten Farben wirken sich auf alle Bereiche aus. Das heißt Sie ändern hier auch die Farbkonfiguration in publizierten Diagrammen. Bitte beachten Sie außerdem die Hinweise zur Konfiguration einiger Symboltypen im Anhang.

Best practice

Wenn Sie die Farbe eines Pools anpassen, sollten Sie die Unternehmensfarbe in Ihrer CI-Konfiguration anschließend nicht mehr verändern. Dies kann zu unerwünschtem Verhalten führen. Achten Sie daher darauf, dass Sie erst Ihre CI-Farbe final einstellen und anschließend die Farben des Pools verändern.

Navigieren Sie im Administrationsbereich zum Eintrag Methode. Unter den Diagrammtypen werden Ihnen die konfigurierbaren Symboltypen mit den 3 Farbfeldern aufgelistet.

Scrollen Sie zum gewünschten Symboltyp und klicken Sie auf das Farbfeld. Es öffnet sich eine Farbpalette, aus der Sie einen Farbwert auswählen können. Alternativ können Sie auch den Hex-Code eingeben.

Bemerkung

Falls eine Farbe noch nicht gesetzt wurde, wird das Symbol in der Default-Farbe von BIC Process Design gezeigt. Falls ein Wert gesetzt wurde und Sie wieder auf die Default-Farbe wechseln möchten, leeren Sie das Feld und bestätigen Sie wie im Folgenden über den Button Anwenden.

Wenn Sie die gewünschten Symbole konfiguriert haben, klicken Sie auf Anwenden und bestätigen Sie den folgenden Dialog mit Änderungen anwenden, um die Werte im System zu speichern.

Falls Sie die Werte nicht speichern möchten, wählen Sie im Dialog die Option Dialog schließen. Aktualisieren Sie anschließend den Browser Tab Ihrer BIC Process Design über die Tastenkombination Strg + F5, werden die Symbole der geänderten Symboltypen in allen Diagrammen mit den neuen Farbkonfigurationen angezeigt.

Bemerkung

Wenn Sie Ihr BIC Process Design Tab über Menüleiste des Browser oder F5 aktualisieren, müssen Sie dies zwei Mal tun, um die neue Farbkonfiguration zu sehen.

Bemerkung

Es ist zusätzlich möglich einzelne Symbole mithilfe der Symbolpalette zu formatieren. Die dort vorgenommene Farbformatierung gilt ebenfalls für alle Bereiche und wird nicht durch spätere Änderungen in der hier erklärten allgemeinen Farbkonfiguration überschrieben.

Wie kann ich die Symbolfarben herunter- oder hochladen?

Sie haben die Möglichkeit die Symbole farbig anzupassen. Darüber hinaus können Sie die Farbeinstellungen herunterladen oder Ihre eigenen Farbeinstellungen hochladen. Dies ermöglicht es Ihnen zwischen verschiedenen Symbolfarben zu wechseln.

Hinweis

Beachten Sie, dass die verwendeten Farben immer für alle Diagramme in allen Stages gelten.

Um Ihre aktuellen Symbolfarben hoch- oder herunterzuladen, navigieren Sie im Administrationsbereich zum Eintrag Methode. Dort sehen Sie die Möglichkeit die aktuellen Einstellung zu importieren oder zu exportieren.

Export

Wählen Sie den Button Exportieren aus, um die aktuellen Farbeinstellungen herunterzuladen.

Import

Wenn Sie Ihre Farbeinstellungen extern bearbeitet haben oder eine ältere Version dieser Einstellungen wieder hochladen und nutzen möchten, können Sie diese wieder hochladen. Wählen Sie dafür den Button Importieren.

Anschießend wählen Sie den Button Anwenden, um Ihre Einstellungen zu übernehmen.

Warnung

Wenn Sie eine eigene JSON-Datei hochladen möchten, sollten Sie beachten, dass alle Symbol IDs, die Sie in der JSON-Datei verwenden, korrekt sind und in Ihrer Methode vorhanden sind. Falls Sie Symboltypen verwenden, welche in der aktuell verwendeten Methode nicht vorhanden sind, kann dies zu unerwünschtem Verhalten führen.

Suche

Wie kann ich Attribute als Suchfilter einstellen?

Sie haben die Möglichkeit zusätzlich einzelne Attribute als Suchfacetten einzustellen.

Navigieren Sie dazu in den Administrationsbereich und wählen Sie den Eintrag Suche aus. Dort werden Ihnen alle in Ihrer Methode verfügbaren Attribute aufgelistet.

In der Such-Konfiguration haben Sie nun die Möglichkeit mit dem Setzen von Haken die für Benutzer angebotenen und relevanten Attributfilter auszuwählen. Diese stehen anschließend als Facette in der Suche zur Verfügung, sobald ein Suchergebnis dieses Attribut ausgefüllt umfasst.

Workflows

Wie kann ich Erinnerungen an offene Aufgaben einstellen?

Navigieren Sie in den Administrationsbereich und wählen Sie den Eintrag Workflows aus.

Klicken Sie anschließend auf Erinnerung, um sich die Einstellungsmöglichkeiten für Erinnerungen an Workflow-Aufgaben anzeigen zu lassen.

Hier wird das Erinnerungsintervall (in Tagen) für ausstehende Workflow-Aufgaben festgelegt. Dieses liegt standardmäßig bei 7 Tagen: demnach werden die betroffenen Benutzer einmal innerhalb von 7 Tagen an die offene Aufgabe erinnert. Das Intervall kann beliebig angepasst werden. Tippen Sie dazu das gewünschte Erinnerungsintervall in Tagen in das entsprechende Feld ein und bestätigen Sie die Eingabe mit der Enter-Taste oder einem Klick außerhalb des Feldes. Sie bekommen eine Benachrichtigung am unteren rechten Bildschirmrand über die erfolgreiche Änderungen, welche für alle neuen Aufgaben übernommen werden.

Wie kann ich die Wiedervorlage-Erinnerung einstellen?

Navigieren Sie in den Administrationsbereich und wählen Sie den Eintrag Workflows aus.

Klicken Sie anschließend auf Erinnerung, um sich die Einstellungsmöglichkeiten für Wiedervorlagen anzeigen zu lassen.

Hier ist die Zeit (in Wochen) für die Erinnerung von Wiedervorlagen festgelegt. Standardmäßig sind 4 Wochen angegeben. Dies betrifft alle veröffentlichten Diagramme und Katalogeinträge, dessen „Gültig bis“-Datum gepflegt ist. Die jeweils verantwortliche Person oder Organisationseinheit bekommt 4 Wochen vor Erreichen des „Gültig bis“-Datums eine Erinnerung per Mail und für Diagramme zusätzlich eine Erinnerungsaufgabe über die ablaufende Veröffentlichung. Zusätzlich dazu wird Ihnen der Wiedervorlage Workflow in der Liste der Workflows angezeigt. Möchten Sie die Erinnerung Einstellung ändern, tippen Sie die gewünschte Wochenzahl in das entsprechende Feld ein und bestätigen Sie diese mit der Enter-Taste oder einem Klick außerhalb des Eingabefeldes. Sie bekommen eine Benachrichtigung am unteren rechten Bildschirmrand über die erfolgreiche Änderung, welche für alle publizierten Diagramme und Objekte übernommen wird.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die bevorstehenden Wiedervorlagen, sowie die beendeten Veröffentlichungen von Diagrammen und Katalogeinträgen das Gültigkeitsdatum enthalten. Anders als in der Workflow-Liste beziehen sich die Daten auf das Gültig bis-/Gültig von-Datum und nicht auf das Start- und Enddatum.

MyBIC

Wie kann ich Standard-Favoriten für MyBIC festlegen?

Um einen Favoriten für MyBIC einzustellen, navigieren Sie im Administrationsbereich zu MyBIC. Geben Sie dort einen neuen Favoriten unter Konfigurieren Sie Standard-Favoriten zunächst die URL eines Favoriten ein, beispielsweise für ein Suchergebnis oder ein Diagramm. Anschließend müssen Sie dem Favoriten einen Titel vergeben und diesen einer in der Anwendung verfügbaren Sprache über das Drop-down Feld zuweisen. Mit einem Klick auf Diesen Titel hinzufügen bestätigen Sie Ihre Titeleingabe. Um in allen Sprachen einen Titel zu pflegen, wiederholen Sie diesen Vorgang. Sie können einzelne Titel analog auch wieder entfernen.

Optional können Sie einem Favoriten Benutzergruppen zuweisen, wessen Mitglieder diesen Favoriten schließlich als Kachel auf ihrer MyBIC Seite sehen. Mit einem Klick auf Benutzergruppen hinzufügen öffnet sich ein Fenster, in welchem alle Gruppen aufgelistet sind. Wählen Sie dort eine oder mehrere Benutzergruppen, welche dadurch mit einem Haken gekennzeichnet sind, aus. Mit einem Klick auf Übernehmen wird Ihre Auswahl übernommen und auch über Benutzergruppen hinzufügen angezeigt. Über Abbrechen verwerfen Sie Ihre Gruppenauswahl.

Bevor Sie den Favoriten anlegen, können Sie einzelne Gruppe auch wieder entfernen, halten Sie dazu Ihre Maus auf den Chip der Gruppe und wählen Sie Löschen.

Sobald alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, können Sie den neuen Favoriten über Favorit anlegen speichern.

Dieser wird somit in der Liste der existierenden Favoriten unter dem Titel der aktuellen Benutzeroberflächensprache inklusive des Anlegedatums und der Anzahl der Gruppen angezeigt. Fahren Sie mit der Maus über die Anzahl der Gruppen, um die Gruppen im Tooltip zu sehen.

Der Favorit erscheint anschließend auf MyBIC als Kachel zwischen dem Startdiagramm und den persönlichen Favoriten. Falls keine Benutzergruppe eingegeben wurde, ist der Favorit dort für jeden Benutzer sichtbar.

Wie kann ich einen Standard-Favoriten von MyBIC löschen?

Vorhandene Favoriten können auch wieder gelöscht werden. Öffnen Sie dazu im Administrationsbereich MyBIC. Navigieren Sie zum entsprechenden Eintrag in der Liste der existierenden Favoriten und öffnen Sie das Kontextmenü Weitere Optionen. Mit einem Klick auf Löschen wird der betroffene Favorit umgehend entfernt.

Drucken

Wie kann ich zentrale Kopf- und Fußzeilen für das Drucken einstellen?

Administratoren können diagrammübergreifende Einstellungen für den PDF-Druck von Diagrammen vornehmen. Navigieren Sie dazu in den Administrationsbereich und wählen Sie den Eintrag Drucken aus.

Hier können die Kopf- und Fußzeile konfiguriert werden. Je Zeile kann hier für die drei verschiedenen Bereiche links, zentriert und rechts zwischen folgenden Ausgaben über die Vorschlagsliste oder die Eingabe ausgewählt werden:

• Freitext: Eingabe eines individuellen Textes, welcher unverändert ausgegeben wird

• Logo: unternehmensweites Logo

• Datum: Erstellungsdatums des Drucks

• Seitenzahl

• Diagrammattribute: das ausgewählte Attribut wird ausgegeben, falls es sich um ein ausgefülltes Diagrammattribut des Diagramms handelt

• Platzhalter: mithilfe der Eingabe von „{{attributeTypeId}}“ können Sie die Ausgabe von Freitext und Diagrammattributen kombinieren. Den Kern des Platzhalters bildet die Attributtyp-ID. Insgesamt wird nur der erste Platzhalter ausgewertet. Beispielsweise können Sie durch „Autor: {{AT_AUTHOR}}“ den Freitext „Autor:“ gefolgt von im Diagrammattribut Autor eingetragenen Personen und Organisationseinheiten ausgeben lassen.

Mit einem Klick auf Speichern werden diese Einstellungen für alle Benutzer übernommen. Der Benutzer sieht die Kopf- und Fußzeile in der Druckvorschau nicht, sondern erst in der erstellten PDF-Datei. In der Druckvorschau kann jedoch ausgewählt werden, ob die PDF-Datei die Zeilen anschließend beinhaltet.

Reports

Wie kann ich meine verfügbaren Berichte einsehen?

In BIC Process Design stehen Ihnen verschiedene Berichte für Diagramme, Kategorien und auch für Katalogeinträge zur Verfügung, welche Sie bei Bedarf exportieren können. Als Administrator haben Sie die Möglichkeit diese über die Report Deskriptoren zu verwalten.

Navigieren Sie dazu in den Administrationsbereich und wählen Sie auf der linken Seite den Reiter Reports aus.

Ihnen werden alle momentan verfügbaren Report Deskriptoren angezeigt. Ist in einem Deskriptor festgelegt, dass nur einzelne Diagramm- oder Objekttypen für diesen Report erlaubt sind, werden Ihnen die IDs dieser unter dem Namen des jeweiligen Reports angezeigt.

Sobald Sie einen Eintrag ausgewählt haben, gelangen Sie in den Bearbeitungsbereich. Mit dem Pfeil über dem Arbeitsbereich gelangen Sie zurück zur Liste der Deskriptoren.

Wie kann ich einen verfügbaren Berichte bearbeiten?

Navigieren Sie im Administrationsbereich zu den Reports und wählen die Vorlage aus, die Sie ändern möchten, mit einem Klick aus. Dadurch gelangen Sie zum Report Deskriptor.

In dem Bearbeitungsbereich können Sie folgende Änderungen vornehmen:

1. Kontext: Hier können Sie festlegen, ob der Bericht im Kontext eines Diagramms, einer ganzen Kategorie, eines einzelnen Katalogeintrags oder in der ganzen Katalogansicht verfügbar sein soll. Belegen Sie dazu die Variable type mit dem Wert „diagram“, „category“, „entity“ oder „catalog“. Es kann pro Deskriptor immer nur ein Wert für die Kontextvariable festgelegt werden. Für Berichte, welche in beiden Kontexten erstellt werden können, existieren dementsprechend zwei verschiedene Deskriptoren. Diese können separat voneinander bearbeitet werden. Gilt Ihr Bericht für einen Katalogeintrag, wie beispielsweise der Steckbrief, sollte an dieser Stelle „catalog“ eingetragen bleiben.

2. Stereotypen: Für Berichte, welche im Kontext eines Diagramms oder Katalogeintrags verfügbar sind, kann eingestellt werden, welche Diagramm- oder Objekttypen diesen Report nutzen können. Schreiben Sie hierfür in die Variable include im Abschnitt stereotypes die IDs der Diagramm-/Objekttypen, für die der Bericht verfügbar sein soll. Ist kein Wert für die Variable eingetragen oder ist der Wert „all“ vorhanden, so ist der Bericht für alle Typen verfügbar.

3. Benutzerrollen: In der Variablen roles sind die Benutzerrollen festgelegt, welche die Berechtigung haben, die jeweiligen Berichte zu exportieren.

4. Namen: Über die Variable names können Sie den Namen des Berichts festlegen, unter welchem dieser in der Benutzeroberfläche von BIC Process Design angezeigt wird. Es kann für jede Sprache, welche von BIC Process Design unterstützt wird, ein eigener Wert gepflegt werden. Dieser Unterschied wird durch ein Umschalten in die jeweilige Browsersprache sichtbar.

5. Verfügbarkeit: Sie können einen Report für Diagramme oder Kategorien in BIC Process Design über die Variable enabled allgemein aktivieren bzw. deaktivieren. Setzen Sie den Wert auf „true“ ist der Bericht aktiviert. Um ihn zu deaktivieren, müssen Sie den Wert „false“ eintragen.

6. Format: Über die Variable outputFormat können Sie das Format des Reports festlegen. Die folgenden Formate werden für die jeweiligen Reports unterstützt:

   • Steckbrief (Diagramm): docx, pdf, pdfa, pdfa2b

   • Steckbrief (Katalogeintrag): docx, pdf, pdfa, pdfa2b

   • Handbuch: docx, pdf, pdfa, pdfa2b, html, mhtml, txt, odt, rtf

   • Handbuch mit Hinterlegungen: docx, pdf, pdfa, pdfa2b

   • Prozessmatrix: xlsx, pdf, pdfa, pdfa2b

   • Prozesskosten/Simulation: xlsx, pdf, pdfa, pdfa2b

Dabei entspricht pdfa dem „PDF/A-1b“ Format und pdfa2b dem „PDF/A-2b“ Format.

Bemerkung

Das Format pdfa unterstützt keine Bilder mit Transparenz. Daher wird empfohlen, das Format pdf2b zu nutzen, falls Bilder und Icons in Reports dargestellt werden sollen.

7. ReportId: BIC Process Design bietet standardmäßig die folgenden Berichte an: Handbuch (diagramManual), Handbuch mit Hinterlegungen (diagramManualWithAssignments), Prozesskosten/Simulation (processCostAnalysis), Matrix Report (diagramMatrix) und Steckbrief (diagramProfile bzw. entityProfile). Eine Beschreibung zu den Standardberichten finden Sie bei den Exportmöglichkeiten.

Die reportId bestimmt welche Standardvorlagen angezeigt und für die Ausführung des Berichts verwendet werden sollen, sofern keine angepasste Vorlage für einen Diagrammtyp vorliegt. Beachten Sie, dass es aktuell nur für Berichte mit der reportId „diagramManual“ eine Standardvorlage als Fallback gibt.

Durch einen Klick auf Speichern können Sie Ihre Eingaben bestätigen und die Änderungen werden übernommen.

Bemerkung

Die Report Deskriptoren folgen der Syntax „JavaScript Object Notation“ (JSON). Sollte die Syntax zu einem Zeitpunkt nicht mehr dem JSON Format entsprechen, wird die Speichern Funktion ausgegraut und kann nicht mehr angewählt werden. Zudem ist die Verarbeitung der Werte sensitiv für Groß- bzw. Kleinschreibung. Achten Sie deshalb immer auf die richtige Schreibweise.

Wie kann ich einen neuen Bericht erstellen?

Navigieren Sie im Administrationsbereich zu den Reports. Hier sehen Sie alle aktuell verfügbaren Berichte. Wenn Sie einen neuen Bericht erstellen möchten, selektieren Sie den Plus Button in der Kopfleiste.

Es wird ein neuer Bericht erstellt und die Ansicht wechselt zu dessen Deskriptor. Hier können Sie Ihren spezifische Bericht in JSON Syntax definieren. Welche Inhalte im Deskriptor genutzt werden können, ist hier näher beschrieben. Speichern Sie Ihre Definition über den Button unter dem Deskriptor. Navigieren Sie anschließend über den Pfeil zurück in die Übersicht der Berichte, erscheint dort erscheint auch Ihr neuer Bericht. Wenn Sie diesen öffnen, können Sie unter dem Deskriptor die einzelnen Berichtsvorlagen hochladen. Selektieren Sie dazu den Button Reportvorlage hochladen.

In einem Dateiauswahlfenster können Sie die entsprechende Datei (.doc oder .docx) auswählen und mit dem Öffnen Button bestätigen. Anschließend erscheint ein Dialogfenster mit Drop-down Menüs, in denen Sie den Diagrammtyp und die Inhaltssprache, für die die gewählte Vorlage bestimmt sind, setzen können. Wenn die Kombination noch nicht existiert, können Sie das Hochladen mit dem Speichern Button fertigstellen.

Die neue Berichtsvorlage erscheint am unteren Ende der Liste als Angepasste Vorlage mit dem Namen der Datei sowie dem Diagramm Typ und der Abkürzung für die Inhaltssprache.

Wenn Sie einen benutzerdefinierte Bericht mit der reportId „diagramManual“ oder „diagramManualWithAssignments“ definieren, können Sie die einzelnen Vorlagen im Anschluss über mit den Download/Upload Funktionen ersetzen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter dieser Frage.

Bemerkung

Für Berichte mit der reportId „diagramManual“ wird in BIC Process Design eine Standardvorlage bereitgestellt. Wenn Sie für einen Diagrammtyp keine eigene Vorlage hochgeladen haben und einen Bericht von einem Diagramm dieses Typs generieren möchten, wird dieser auf der Standardvorlage basieren. Falls Sie die reportId im Deskriptor Ihres Berichts ändern, wird es kein Fallback dafür geben und Sie müssen passende Vorlagen hochladen, um den Bericht für die verschiedenen Diagrammtypen ausführen zu können.

Wie kann ich Berichtsvorlagen für das Handbuch (mit Hinterlegungen) herunter- und hochladen?

Für den Handbuch-Report (mit Hinterlegungen) können Sie in der Administration Report-Vorlagen herunterladen, anpassen und wieder hochladen. Diese geänderten Berichtsvorlagen werden dann beim Ausführen und Herunterladen des jeweiligen Handbuch-Reports verwendet.

Beachten Sie, dass Ihnen diese Funktionen auch bei benutzerdefinierten Reportvorlagen zur Verfügung stehen, sofern diese mit der reportId „diagramManual“ bzw. „diagramManualWithAssignments“ definiert sind.

Navigieren Sie dazu zunächst in der Administration zum Menüpunkt Reports und klicken Sie auf den Eintrag Handbuch bzw. Handbuch mit Hinterlegungen oder öffnen Sie Ihre benutzerdefinierte Reportvorlage.

Unter dem Reportdeskriptor finden Sie dort die Reportvorlagen für das gewählte Prozesshandbuch. Dabei werden für die Vorlagen je nach Handbuch die folgenden Informationen angezeigt:

• Handbuch: Für das Handbuch können Sie einzelne Vorlagen für jeden Diagrammtyp und jede Inhaltssprache bereitstellen. Hier wird der Dateiname, der Diagrammtyp (als ID) und die Sprache, für welche der Report zur Verfügung steht, angezeigt.

• Handbuch mit Hinterlegungen: Vorlagen für das Handbuch mit Hinterlegungen können Sie gesammelt als zip Ordner für mehrere Diagrammtypen und/ oder Sprachen bereitstellen. Dies wird am Eintrag durch den Typ Collection verdeutlicht. Außerdem sehen Sie für eine Vorlage den Ordnernamen und gegebenenfalls die Sprache. Weitere Informationen zum zip Ordner finden Sie weiter unten.

Wenn eine Vorlage der Standardvorlage von BIC Process Design entspricht, wird diese mit einem grauen Icon und dem entsprechenden Hinweis unter dem Datei-/ Ordnernamen dargestellt. Bereits angepasst Vorlagen haben ein Icon in der spezifischen CI Farbe Ihrer BIC Process Design Anwendung und den Hinweis Angepasste Vorlage.

Ordnerstruktur im zip Ordner - diagramManualWithAssignments:

Wenn Sie die Vorlagen für das Handbuch mit Hinterlegungen oder Ihre benutzerdefinierten Berichte mit der report Id „diagramManualWithAssignments“ herunterladen, werden diese mit dem folgenden Dateipfad exportiert:

report-templates-<timestamp>/biccloud-report-service/<report-execution-descriptor-Id>/ <reportId>.<variant>.<lokale>.<fileending>`

Das bedeutet, dass Sie einen zip Ordner herunterladen, der mit einem eindeutigen Zifferncode (dem Zeitpunkt des Downloads) benannt ist. In dem zip Ordner finden Sie den Ordner „biccloud-report-service“, der einen Ordner enthält, der nach der report-execution-descriptor Id des Berichts benannt ist. Die report-execution-descriptor Id ist die eindeutige Id des Berichts und steht in der zweiten Zeile im Reportdeskriptor.

Beachten Sie, dass Sie die letzten beiden Ordnernamen exakt so belassen, wenn die enthaltenen Vorlagen angepasst wieder hochladen möchten.

Dateibenennung der Vorlagen - diagramManualWithAssignments:

Der Ordner „<report-execution-descriptor-Id>“ enthält schließlich alle Vorlagen für den aktuellen Bericht. Diese sind wie folgt benannt: diagramManualWithAssignments.<variant>.<lokale>.<fileending>

• <variant>: Die Variante ist die Id des Diagrammtyps, für den die jeweilige Vorlage bestimmt ist. Dabei sind Vorlagen mit dem %-Zeichen Standardvorlagen, die dann verwendet werden, wenn keine eigene Vorlage für den jeweiligen Diagrammtyp existiert.

• <lokale>: Die Abkürzung der Sprache, für die die Vorlage bestimmt ist. Wenn bei der Generierung des Berichts keine Vorlage für die aktuelle Inhaltssprache existert, wird auf die entsprechende Vorlage in Englisch zurückgegriffen.

• <fileending>: Die Dateiendung, d. h. .doc oder .docx

Für hinterlegte Diagramme (Zuordnungsdiagramme) werden die diagramManualSubDiagram-Vorlagen angewendet. Diese Vorlagen haben analog zu den Hauptvorlagen oben den Teilnamen <variant>.<lokale>.<fileending>.

Hinweis

Beachten Sie zwingend die Dateibenennung und Ordnerstruktur einzuhalten, wenn Sie angepasste Vorlagen für Ihren Bericht (mit Hinterlegungen) wieder hochladen möchten.

Download: Aktuelle Berichtsvorlagen herunterladen:

Öffnen Sie das Kontextmenü über die drei Punkte am gewünschten Eintrag. Dort finden Sie die Download Funktion. Damit können Sie die aktuelle Berichtsvorlage(n) herunterladen, um sie beliebig anzupassen und anschließend wieder hochzuladen.

Wenn Sie Download wählen, wird der Export für Sie vorbereitet, was Sie anhand der Mitteilung am unteren Bildschirmrand erkennen. Sobald der Export bereitsteht, erscheint dort ein Link zum Download der Datei bzw. des zip Ordners. Ein Klick auf diesen Link startet den Download.

Upload: Aktuelle Berichtsvorlagen hochladen:

Über die Upload Funktion können Sie eine aktuelle Vorlage durch Ihre angepasste Vorlage ersetzen. Für den Handbuch-Report bzw. Ihren benutzerdefinierten Bericht mit der reportId „diagramManual“ können Sie damit einzelne Vorlagen für einen Diagrammtyp in einer Sprache ersetzen. Wenn für einen Diagrammtyp in einer Sprache noch keine eigene Vorlage existiert, können Sie eine spezifische Vorlage dafür über die Reportvorlage hochladen Funktion hochladen. Dies ist weiter unten beschrieben.

Das Handbuch mit Hinterlegungen bzw. Ihre benutzerdefinierten Berichte mit der reportId „diagramManualWithAssignments“ erfordern einen zip Ordner „biccloud-report-service“, in dem Vorlagen für alle Diagrammtypen in allen Sprachen enthalten sind, die Sie anpassen möchten. Dies stellt sicher, dass Sie auch die Vorlagen für andere Diagrammtypen, die in einem Diagramm hinterlegt sein können, angepasst bereitstellen. Wenn die Vorlage für einen Diagrammtyp in Ihrem zip Ordner nicht vorhanden ist, wird für diesen Typ auf die Standardvorlage (d. h. auf Variante mit dem % Zeichen) zurückgegriffen. Mögliche Anpassungen für die Vorlagen werden im Kapitel zu den Berichtsvorlagen vorgestellt.

Selektieren Sie die Option Upload, im Kontextmenü, öffnet sich ein Dateiauswahlfenster. Wählen Sie die entsprechende Datei (bzw. den gezippten Ordner „biccloud-report-service“) aus und klicken Sie auf Öffnen. Falls die ausgewählte Datei im korrekten Format (.doc und .docx) ist, wird die vorherige Vorlage durch die neue Datei ersetzt. Beim Handbuch mit Hinterlegungen werden einzelne Dateien übersprungen, wenn Sie dem Format nicht entsprechen. Achten Sie außerdem darauf, dass Sie den „biccloud-report-service“-Ordner zunächst zippen und darin zunächst der Ordner mit der report-execution-descriptor Id des Berichts enthalten ist, in dem dann die Vorlagen sind. Diese Vorlagen müssen neben dem richtigen Format auch den korrekte Dateinamen haben (wie weiter oben unter „Dateibenennung der Vorlagen“ beschrieben).

Upload: Eine neue Berichtsvorlage hochladen:

Für das Handbuch bzw. Ihren benutzerdefinierten Bericht mit der reportId „diagramManual“ können Sie außerdem über den Reportvorlage hochladen Button eine neue Vorlage für einen bestimmten Diagrammtyp (und eine Sprache) hochladen, sofern diese noch nicht existiert. Dann wird für diesen Diagrammtyp in der jeweiligen Sprache die angepasste Vorlage verwendet statt der Standardvorlage. Selektieren Sie den Button, öffnet sich ein Dateiauswahlfenster. Wählen Sie hier die neue Vorlage aus und bestätigen die Auswahl mit Öffnen. Anschließend erscheint ein Dialogfenster mit Drop-down Menüs, in denen Sie den Diagrammtyp und die Inhaltssprache, für die die gewählte Vorlage bestimmt sind, setzen können. Wenn die Kombination noch nicht existiert, können Sie das Hochladen mit dem Speichern Button fertigstellen.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass nur Vorlagen hochgeladen werden können, deren Dateigröße 64 MB nicht überschreitet.

Warnung

Bitte bewahren Sie die Standardvorlage für das Handbuch mit Hinterlegungen im originalen Zustand auf, da Sie diese im System momentan nicht wiederherstellen können. Außerdem müssen die hochgeladenen Dateien auf den Standardvorlagen basieren.

Bemerkung

Bitte beachten Sie bei der Konfiguration Ihrer Vorlagen, dass die Report Engine bei der Generierung von .pdf Dateien nur einige Schriftarten unterstützt. Die Nutzung nicht unterstützter Schriftarten kann zu Formatierungsverlusten, sowie einer Veränderung der Gesamtseitenzahl Ihrer .pdf Datei führen. Eine genaue Auflistung der Schriftarten, welche von der Report Engine unterstützt werden, finden Sie hier.

Wie kann ich angepasste Berichtsvorlagen löschen?

Für den Handbuch-Report und Ihre benutzerdefinierten Reportvorlagen mit der reportId „diagramManual“ können Sie in der Administration Reportvorlagen angepasste Vorlagen hochladen. Möchten Sie die Vorlage für einen Diagrammtyp nicht mehr verwenden, können Sie dieses wieder entfernen. Wenn Sie keine neue Vorlage hochladen und ein Benutzer einen Bericht von einem Diagramm dieses Typs generiert, wird dieser wieder auf der Standardvorlage basieren.

Navigieren Sie zunächst in der Administration zum Menüpunkt Reports und klicken Sie auf den Eintrag Handbuch bzw. Ihre benutzerdefinierte Reportvorlage.

Unter dem Reportdeskriptor finden Sie die Liste der hochgeladenen Vorlagen. Öffnen Sie am zu löschenden Eintrag das Kontextmenü über die drei Punkte. Selektieren Sie dort die Option Delete.

Es erscheint ein Dialogfenster, indem Sie das Löschen bestätigen müssen. Dieser Vorgang ist unwiderruflich. Alternativ können Sie den Vorgang auch noch abbrechen.

Welche Schriftarten werden von der Report Engine unterstützt?

Bitte beachten Sie, dass die Report Engine bei der Generierung von .pdf Dateien nur bestimmte Schriftarten unterstützt. Wird eine Schriftart verwendet, welche nicht unterstützt wird, wird diese in der .pdf Datei durch eine vordefinierte Schriftart ersetzt. Dadurch kann es möglicherweise zu Formatierungsverlusten, sowie einer Veränderung der Gesamtseitenanzahl Ihrer .pdf Datei kommen. Dies ist beispielsweise bei der Konfiguration von Berichtsvorlagen, oder der Bereitstellung von Anlagen in der Veröffentlichung als .pdf Dateien relevant.

Im Folgenden werden Ihnen die unterstützten Schriftarten aufgelistet:

• Arial Black

• Arial (fett, kursiv, fett und kursiv)

• Comic Sans MS (fett)

• Courier New (fett, kursiv, fett und kursiv)

• Georgia (fett, kursiv, fett und kursiv)

• Impact

• Times New Roman (fett, kursiv, fett und kursiv)

• Trebuchet (fett, kursiv, fett und kursiv)

• Verdana (fett, kursiv, fett und kursiv)

• Webdings

Hinweis

Um hier nicht gelistete Schriftarten in Ihren Dokumenten zu verwenden, beachten Sie die Möglichkeit verwendete Schriftarten in Ihre Dokumente einzubetten.

Details

In der Administration für Details können Sie Anpassungen für die Detailsleiste vornehmen. Dazu gehört neben Sichtbarkeitseinstellungen der Attributleiste und des Steckbrief auch die Konfiguration des Steckbriefaufbaus. Die einzelnen Funktionen werden in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben.

Wie kann ich die Attributleiste in der Veröffentlichung anzeigen lassen?

Administratoren können für Objekt- und Diagrammtypen jeweils einstellen, ob in der Detailleiste auch die zugehörige Attributleiste in dem Arbeitsbereich Veröffentlichung angezeigt wird.

Navigieren Sie dazu im Administrationsbereich zum Reiter Details. Dort werden Ihnen die verfügbaren Diagramm- und Objekttypen aufgelistet. Mit einem Klick auf einen Listeneintrag gelangen Sie in dessen Detaileinstellungen.

Klicken Sie auf den Umlegschalter des Feldes Attributleiste in der Veröffentlichung anzeigen, um die Sichtbarkeit der Attribute in der Veröffentlichung einzustellen. Dabei werden Ihre Änderungen direkt übernommen. Der aktuelle Status der Sichtbarkeit wird Ihnen im Feld ebenfalls angezeigt.

Über den Zurück-Pfeil gelangen Sie wieder zur Übersicht über Objekt- und Diagrammtypen.

Wie kann ich die Sichtbarkeit des Steckbriefs einstellen?

Administratoren können für Objekt- und Diagrammtypen jeweils einstellen, ob in der Detailleiste auch der zugehörige Steckbrief angezeigt wird.

Navigieren Sie dazu im Administrationsbereich zum Reiter Details. Dort werden Ihnen die verfügbaren Diagramm- und Objekttypen aufgelistet. Mit einem Klick auf einen Listeneintrag gelangen Sie in dessen Detaileinstellungen.

Der aktuelle Status der Sichtbarkeit wird Ihnen im Feld Steckbrief für diesen Typ anzeigen, wobei Typ entweder durch Objekttyp oder Diagrammtyp ersetzt wird, ebenfalls angezeigt. Klicken Sie auf den zugehörigen Umlegschalter, um die aktive Einstellung zu ändern. Ihre Änderungen werden dann direkt übernommen.

Über den Zurück-Pfeil gelangen Sie wieder zur Übersicht der Objekt- und Diagrammtypen.

Wie kann ich den Steckbrief konfigurieren?

Administratoren können für Objekt- und Diagrammtypen jeweils über das Aussehen des Steckbriefs entscheiden. Zunächst werden Ihnen die Standardeinstellungen angezeigt, welche anschließend verändert werden können. Dazu zählen Attribute, wie die Beschreibung, und Beziehungen zu anderen Objekttypen, wie verantwortliche und mitwirkende Rollen, Input und Output.

Navigieren Sie im Administrationsbereich zum Reiter Details. Dort werden Ihnen die verfügbaren Diagramm- und Objekttypen aufgelistet. Mit einem Klick auf einen Listeneintrag gelangen Sie in dessen Detaileinstellungen.

Ist der Steckbrief für diesen Typ noch nicht sichtbar, sollten Sie die Sichtbarkeit einstellen. Spätestens jetzt können Sie die Konfiguration im Bearbeitungsfeld sehen und Anpassungen vornehmen.

• Attribute: Sie können Diagramm- oder Objektattribute über die Attributtyp ID hinzufügen oder entfernen. Im folgenden Beispiel wird neben der „Beschreibung“ das Diagrammattribut „Name“ ausgegeben. Dazu muss die Attributtyp ID zum Abschnitt "attributes" hinzugefügt werden:

"attributes": [
             "AT_DESCRIPTION",
     "AT_NAME"
     ],

• Beziehungen und Entitäten: Im Abschnitt "sections" können bestimmte Beziehungen zu Objekttypen, ausgewählte Beziehungstypen oder bestimmte Objekttypen einzeln ausgegeben werden. Dessen Darstellung erfolgt in verschiedenen Unterabschnitten "titles", in welchen die Ausgaben und Bezeichnungen im Steckbrief definiert werden. Im folgenden Beispiel für einen Unterabschnitt wird nach im Diagramm enthaltenen „Rollen“ mit der Beziehung „C - Mitwirkung“ zu einer anderen Entität gesucht. Dazu muss jeweils die ID des Entitätstyps "entityType", in diesem Fall "ET_ROLE", und des Beziehungstyps "associationType", hier "AST_CONSULTED", angegeben werden. Diese Rollen werden anschließend im Steckbrief unter "Mitwirkung" in deutscher Browsersprache und unter "Cooperation" in englischer Browsersprache aufgelistet.

{
                     "titles": [
                             {
                                     "locale": "en",
                                     "value": "Cooperation"
                             },
                             {
                                     "locale": "de",
                                     "value": "Mitwirkung"
                             }
                     ],
                     "entityType": "ET_ROLE",
                     "associationType": "AST_CONSULTED"
 },

Wird entweder nur nach einem Beziehungstyp oder Entitätstyp gefragt, sollte der jeweils andere Typ durch "" undefiniert bleiben.

Mit einem Klick auf Steckbrief speichern wird die Konfiguration validiert, d.h. die Syntax der JSON-Struktur wird überprüft und nach erfolgreicher Überprüfung gespeichert.

Über den Zurück-Pfeil gelangen Sie wieder zur Übersicht der Objekt- und Diagrammtypen.

Tipp

Eine Auflistung der vorhandenen Stereotypen und zugehörige IDs finden Sie hier.

Zugriffsbeschränkungen und Geltungsbereiche

Wie kann ich Zugriffsbeschränkungen für Diagramme einstellen?

Sie haben über das Diagrammattribut Zugriffsbeschränkung die Möglichkeit ein Diagramm für bestimmte Benutzer zu beschränken. Ausschließlich Mitglieder der ausgewählten Benutzergruppe, eingetragene Benutzer und Governance-Beteiligte haben dann Zugriff auf das jeweilige Diagramm. Die Beschränkungen sind unabhängig von der Benutzerrolle, somit können auch Administratoren ausgeschlossen werden. Diagramme mit Zugriffsbeschränkungen sind im Explorer für diese Benutzer nicht sichtbar und können somit nicht mehr geöffnet werden. Ist das Diagrammattribut leer, gibt es keine Zugriffsbeschränkung.

Bemerkung

Haben Sie eine Zugriffsbeschränkung definiert, in der Sie selbst nicht enthalten sind, haben Sie nach dem Einchecken des Diagramms keinen Zugriff mehr darauf. Deshalb erhalten Sie in so einem Fall während des Eincheckens eine Warnmeldung, die Sie nochmal darauf hinweist.

Wie kann ich den Zugriff auf ein Repository beschränken?

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit die Zugriffsbeschränkung für ein Repository festzulegen. Gehen Sie dazu wie folgt vor.

Öffnen Sie das Kontextmenü des Repositorys und klicken Sie auf Eigenschaften ändern.

Anschließend öffnet sich ein Dialog. Dort können Sie im Feld Zugriffsbeschränkung verschiedene Benutzer und Benutzergruppen über die Vorschlagsliste auswählen. Der korrespondierende Katalogeintrag Person bzw. Organisationseinheit wird anschließend in der Zugriffsbeschränkung eingetragen.

Mit einem Klick auf Speichern haben anschließend ausschließlich die ausgewählten Personen und Organisationseinheiten, welche Benutzer und Benutzergruppen widerspiegeln, Zugriff auf dieses Repository. Die Beschränkungen sind unabhängig von der Benutzerrolle, somit können auch Administratoren ausgeschlossen werden.

Falls das Feld Zugriffsbeschränkung leer ist, haben alle Benutzer in Abhängigkeit von ihrer jeweiligen Benutzerrolle Zugriff auf das Repository.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die Zugriffsbeschränkungen, die für ein Repository festgelegt sind, die Navigation zu den Inhalten eines Repositorys innerhalb der Benutzeroberflächen einschränken können. Um den Zugriff auf einzelne Inhalte eines Repositorys zuverlässig zu steuern, empfiehlt es sich, die Zugriffsbeschränkungen gezielt auf die Inhaltselemente, wie Diagramme und Katalogeinträge, anzuwenden.

Bemerkung

Haben Sie eine Zugriffsbeschränkung definiert, in der Sie selbst nicht enthalten sind, haben Sie nach dem Speichern keinen Zugriff mehr auf das Repository. Deshalb erhalten Sie in einem solchen Fall eine Warnmeldung, die Sie nochmal darauf hinweist, sobald Sie das Dialogfenster schließen. Bitte beachten, Sie dass solch ein Fall auch entstehen kann, wenn Sie eine Gruppe umbenennen möchten. Damit Ihnen dies nicht passiert, finden Sie hier eine passende Vorgehensweise.

Tipp

Sie können auch nach der E-Mail Adresse eines Benutzers suchen. Wählen Sie einen Benutzer aus, der noch nicht mit einem Katalogobjekt vom Typ „Person“ verlinkt ist, wird automatisch ein solches Objekt erstellt. Dieses übernimmt dem Namen und die E-Mail Adresse des entsprechenden Benutzers.

Wie entsperre ich ein Diagramm?

Sie können mit der Benutzerrolle Administrator Diagramme manuell entsperren, falls z. B. ein Benutzer Diagramme nicht eingecheckt hat und für längere Zeit abwesend ist. Dieses Vorgehen kann mit Datenverlusten verbunden sein, da nicht gespeicherte bzw. eingecheckte Änderungen des sperrenden Benutzers nicht auf dem Server, sondern lokal im Browser gespeichert sind. Versuchen Sie deshalb zuerst den sperrenden Mitarbeiter zu kontaktieren.

Klicken Sie rechts neben dem Diagrammnamen auf das Kontextmenü. Wählen Sie dort den Eintrag Diagramm entsperren, um das Diagramm manuell zu entsperren und für andere Benutzer wieder zur Bearbeitung verfügbar zu machen.

Warnung

Der zuvor sperrende Benutzer kann das Diagramm nun nicht mehr einchecken. Er muss seine lokalen Änderungen verwerfen und kann das Diagramm erst anschließend wieder auschecken und bearbeiten.

Wie kann ich den Geltungsbereich definieren?

Mithilfe des Attributs Geltungsbereich ist es Ihnen möglich Benutzergruppen Ihres Unternehmens Diagrammen und Katalogeinträgen zuzuweisen. Diese werden dann automatisch per E-Mail informiert sobald die betreffenden Diagramme oder Katalogeinträge publiziert bzw. depubliziert werden. Zudem werden sie benachrichtigt, wenn neue Versionen veröffentlicht werden.

Der Geltungsbereich hat außerdem Auswirkungen auf die Modellierung im Diagramm. Die Vorschlagsliste von Katalogeinträgen und dessen Attributen enthält ausschließlich Einträge, welche sich im Geltungsbereich mit diesem Diagramm überschneiden oder keinen Geltungsbereich zugewiesen haben. Für eine detaillierte Beschreibung wird auf das zugehörige Kapitel verwiesen.

Um die Funktionen nutzen zu können, müssen Sie eine Benutzergruppe mit dem Attribut Geltungsbereich des betreffenden Diagramms bzw. Katalogeintrags verknüpfen.

Tipp

Sie finden das Attribut im Abschnitt Governance. Dieses Attribut existiert je nach Methodeneinstellungen auch für Objekte und somit auch für Katalogeinträge. Im Allgemeinen kann ein Geltungsbereich mit mehreren Benutzergruppen verknüpft werden.