Aufgaben

Wie arbeite ich mit meinen Aufgaben?

Benutzer, die in den Governance-Attributen als Prüfer oder Verantwortlicher gepflegt sind, müssen eine Publizierung bzw. Depublizierung genehmigen oder ablehnen. Zudem können Ihnen Wiedervorlage-Aufgaben zugeteilt werden. Näheres dazu finden Sie im verlinkten Abschnitt. Über die Aufgabenliste können Governance-Beteiligte ihre Aufgaben direkt bearbeiten oder zu den ausstehenden sowie abgeschlossenen (De-)Publizierungsaufgaben in den Diagrammen oder im Katalog gelangen.

Öffnen Sie Ihre Aufgaben-Liste, indem Sie die Funktion Aufgaben in der Seitenleiste anklicken. Neben der Funktion wird Ihnen immer die Anzahl Ihrer offenen Aufgaben als Chip angezeigt.

In Ihrer Arbeitsfläche erscheint eine Auflistung aller anstehenden Aufgaben.

Für jede Aufgabe haben Sie je nach Typ mehrere Optionen. Mit einem Klick auf Audit trail im Kontextmenü öffnet sich ein Fenster mit weiteren Details.

Es werden neben dem Diagramm- oder Katalogobjektnamen bereits durch Benutzer gesetzte Kommentare vorheriger Workflow-Schritte angezeigt. Der erste Kommentar spiegelt in der Historie dabei stets den bei der Initiierung angegebenen Publizierungs- oder Depublizierungsgrund wider. Ihre eigentliche Aufgabe können Sie oberhalb der Historie sehen. Des Weiteren wird an jeder Aufgabe der Zeitpunkt des Erhaltens und an erledigten Aufgaben zusätzlich der Zeitpunkt des Abschlusses der Aufgabe festgehalten.

Sie können den Audit Trail über den Button Schließen verlassen.

Aufgaben direkt erledigen:

In der Aufgabenliste können Sie Ihre Aufgaben direkt erledigen, ohne in das zugehörige Diagramm oder zum zugehörigen Katalogobjekt zu navigieren. Klicken Sie dazu auf Aufgabe genehmigen oder ablehnen.

Anschließend öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie die Aufgabe ablehnen oder genehmigen und zusätzlich einen Kommentar setzen können. Mit einem Klick auf den entsprechenden Button bestätigen Sie den Vorgang, andernfalls können Sie diesen wieder Abbrechen.

Aufgaben im Diagramm oder im Katalog erledigen:

Wählen Sie über den Diagrammnamen oder Katalognamen eine der anstehenden Aufgaben aus, um direkt zum entsprechenden Diagramm oder Katalogeintrag zu gelangen.

Bei einer Publizierungsaufgabe wird Ihnen das Diagramm oder der Katalogeintrag in der Vorschau präsentiert. Im Falle einer Wiedervorlage oder Depublizierungsaufgabe sehen Sie das Diagramm oder den Katalogeintrag in der veröffentlichten Version. In allen Fällen haben Sie nun über den Button Aufgabe genehmigen oder ablehnen die Möglichkeit die (weitere) Publizierung bzw. Depublizierung zu genehmigen oder abzulehnen. Im erscheinenden Fenster können Sie die gewünschte Auswahl treffen und optional einen Kommentar hinterlassen. Anschließend können Sie den Vorgang bestätigen oder auch abbrechen.

Nachdem Sie eine Aufgabe erledigt haben, ist sie nicht mehr in Ihrer Aufgabenliste zu sehen.

Bemerkung

Optional kann bei der Bearbeitung von Aufgaben eine zusätzliche Authentifizierung des Benutzers eingefordert werden. Hier muss der Benutzer seine Identität dann noch einmal bestätigen, wenn bspw. im Rahmen der Prozessfreigabe eine Qualitätssicherungsaufgabe bearbeitet wird. Sie können die zusätzliche Authentifizierung nicht eigenständig aktivieren, bitte kontaktieren Sie uns.

Wie werde ich über meine neuen Aufgaben informiert?

Bekommen Sie eine neue Aufgabe während Sie in BIC Process Design angemeldet sind, erscheint am rechten unteren Bildschirmrand eine Push-Benachrichtigung. Betrifft diese ein Diagramm, folgen Sie Ihrer Aufgaben-Benachrichtigung mit einem Klick direkt in das zugehörige Diagramm. Betrifft die Benachrichtigung ein Katalogobjekt, werden Sie durch einen Klick zu der Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste weitergeleitet.

Wenn Sie eine oder mehrere neue Aufgaben zugewiesen bekommen, erhalten am nächsten Tag eine E-Mail mit einer gesammelten Auflistung der neuen Aufgaben.

Des Weiteren werden Sie standardmäßig alle sieben Tage per Erinnerungs-E-Mail über noch ausstehende Aufgaben benachrichtigt. Dies kann der Administrator ändern.

Wie arbeite ich mit meinen Stellvertreter-Aufgaben?

Sie können für Ihre Aufgaben einen Stellvertreter einstellen, welcher Ihre Aufgaben dann übernehmen kann.

Stellvertreter-Aufgaben bearbeiten: Navigieren Sie in Ihre Aufgaben. Die Liste der Stellvertreter-Aufgaben finden Sie dann im mittleren Tab der Kopfleiste.

Dort erscheinen alle Aufgaben, für welche Sie als Stellvertreter eingetragen sind. Stellvertreter-Aufgaben, die bereits von einem anderen Benutzer übernommen wurden, zeigen dessen Initialen in einem Chip. Dies kann auftreten, wenn Ihre Benutzergruppe als Stellvertreter eingetragen wurde. Wenn Sie mit der Maus über den Chip fahren, wird der vollständige Benutzername angezeigt. Wenn eine Aufgabe noch nicht übernommen wurde, können Sie die Option Aufgabe übernehmen wählen.

Die Aufgabe zeigt anschließend Ihre Initialen und erscheint in Ihrer persönlichen Aufgabenliste. Dort können Sie die Aufgabe wie Ihre eigene erledigen.

Stellvertreter einstellen: Einen Stellvertreter für Ihre Aufgaben können Sie in Ihrem Profil festlegen. Eine Erklärung dazu finden Sie in dem verlinkten Abschnitt.

Wie arbeite ich mit meinen Gruppenaufgaben?

Neben Benutzern können ebenfalls Benutzergruppen eine Prüfaufgabe bekommen, falls sie in den Attributen eines Diagramms oder Katalogeintrags als Prüfer oder Verantwortlicher eingetragen sind. In diesem Fall kann jeder Benutzer, der beim Start des Workflows Mitglied der Gruppe war, unter Gruppenaufgaben die entsprechende Workflowaufgabe sehen.

Öffnen Sie in Ihren Aufgaben die Gruppenaufgabenliste, indem Sie die Aufgaben über die Seitenleiste öffnen und in den Tab Gruppenaufgaben wechseln.

Hier werden Ihnen alle ausstehenden Gruppenaufgaben angezeigt. Gruppenmitglieder können ausstehende Aufgaben übernehmen und anschließend bearbeiten. Gruppenaufgaben, die bereits von einem Mitglied übernommen wurden, zeigen dessen Initialen in einem Chip. Wenn Sie mit der Maus über den Chip fahren, wird der vollständige Benutzername des Mitglieds angezeigt. Wenn eine Gruppenaufgabe noch nicht übernommen wurde, können Sie die Option Aufgabe übernehmen wählen.

Die übernommene Aufgabe erscheint dann in Ihren persönlichen Aufgaben, wo Sie diese bearbeiten können. Außerdem erscheinen Ihre Initialen an der Aufgabe in der Gruppenaufgaben Liste. Dadurch sehen alle anderen Mitglieder, dass Sie sich dieser Aufgabe widmen.

Wenn Sie eine Aufgabe übernommen haben, können Sie dies auch rückgängig machen, indem Sie im Kontextmenü der Aufgabe in der Gruppenaufgaben-Liste die Option Aufgabe zurücklegen auswählen. Anschließend können alle Benutzer der verantwortlichen Benutzergruppe die Aufgabe wieder übernehmen.

Sobald Gruppenaufgaben abgeschlossen wurden, verschwinden Sie aus den Aufgabenlisten aller Gruppenmitglieder.

Bemerkung

Falls eine Gruppe nur ein Mitglied hat, werden die entsprechenden Workflow-Aufgaben nicht in den Gruppenaufgaben, sondern in den Aufgaben des Benutzers angezeigt.

Wie arbeite ich mit Wiedervorlage-Aufgaben?

Ist die Gültigkeitsdauer eines Diagramms oder Katalogeintrags begrenzt, erhält der verantwortliche Benutzer oder die Benutzergruppe für die Wiedervorlage eine Prüfaufgabe. Die betroffenen Benutzer können diese in der Aufgabenliste sehen. Klicken Sie zum Bearbeiten der Aufgabe auf Aufgabe genehmigen oder ablehnen.

Ihnen stehen die folgenden Optionen zur Auswahl:

Depublizieren: Wählen Sie diese Option, um das Diagramm oder den Katalogeintrag aus der Veröffentlichung und Vorschau zu entfernen. Ein Katalogeintrag wird nur depubliziert, wenn dieser in keinem anderen Diagramm in der Veröffentlichung verwendet wird. Anders als bei der üblichen Depublizierung wird hierbei keine zusätzliche Bestätigung von Verantwortlichen verlangt, da nur diese die Wiedervorlage bearbeiten können. Die Depublizierung wird anschließend gestartet, sobald das „Gültig bis“-Datum erreicht ist.

Gültigkeit verlängern: Wählen Sie diese Option, um die Gültigkeit des Diagramms oder des Katalogeintrags zu erweitern. Das ursprüngliche „Gültig bis“-Datum wird um ein Jahr verlängert und entsprechend in der Veröffentlichung sofort nach der Bestätigung angepasst. Auch Archiveinträge werden erstellt.

Aufgabe beenden und Governance-Beteiligte informieren: Wählen Sie diese Option, um die Wiederauflage-Aufgabe zu beenden und die Governance-Beteiligten per Email darüber zu informieren.

Für die Option Aufgabe beenden und Governance-Beteiligte informieren muss ein Kommentar gesetzt werden. Für die anderen Optionen ist dies optional. Klicken Sie anschließend auf Bestätigen, um die Prüfung zu beenden.

Anschließend wird für die Optionen Depublizieren und Aufgabe beenden und Governance-Beteiligte informieren eine Email an alle Empfänger verschickt, welche in den Governance-Attributen des Diagramms/Katalogobjekts hinterlegt worden sind. Diese beinhaltet unter anderem die aufgegebene Option, sowie den (optionalen) Kommentar und die verantwortliche Person.

Alternativ können Sie auf das Diagramm oder auf das Katalogobjekt klicken. Dort wird Ihnen ebenfalls der Button Aufgabe genehmigen oder ablehnen angezeigt. Falls der Gültigkeitszeitraum des Diagramms oder Katalogeintrags (bzw enthaltener Katalogeinträge) bereits abgelaufen ist, wird Ihnen dies jeweils über ein Hinweis mitgeteilt.

Falls Sie eine Überarbeitung für notwendig halten, kontaktieren Sie den entsprechenden Autor und verlängern Sie das Diagramm oder den Katalogeintrag, um dem Autor Zeit für die Überarbeitung einzuräumen. Sie können das Objekt im Falle einer Überarbeitung natürlich auch depublizieren, damit könnte allerdings eine Prozesslücke bis zur Publizierung der Überarbeitung entstehen.

Wird die Wiedervorlage-Aufgabe nicht bearbeitet, erfolgt keine automatische Depublizierung. Ein Diagramm oder Katalogeintrag kann weiterhin veröffentlicht oder depubliziert werden, während bereits ein Wiedervorlage-Workflow aktiv ist. In diesem Fall wird der aktive Wiedervorlageprozess einschließlich der daraus resultierenden, ausstehenden und nun veralteten Aufgaben abgebrochen. Das Verhalten wird hier näher erläutert.

Für die allgemeine detaillierte Beschreibung von Aufgaben wird auf den zugehörigen Abschnitt verwiesen.

Bemerkung

Als Administrator werden Ihnen auch alle Wiedervorlage Workflows in der Liste aller Workflows im Governance-Cockpit angezeigt.

Was passiert, wenn ich eine Veröffentlichung initiiere während ein Wiedervorlage-Workflow existiert?

Während ein Wiedervorlage-Workflow für ein veröffentlichtes Objekt (Diagramm oder Katalogeintrag) aktiv ist, kann das Objekt weiterhin neu veröffentlicht werden. In diesem Fall wird der aktive Wiedervorlageprozess einschließlich der daraus resultierenden, ausstehenden und nun veralteten Aufgaben abgebrochen. Das Objekt wird dann im Bereich Veröffentlichung für alle Benutzer in der neuen Version verfügbar.

Beachten Sie, dass die Gültigkeit in diesem Fall nicht automatisch aktualisiert wird. Falls vor der Veröffentlichung der neuen Version das „Gültig bis“ Attribut nicht neu gepflegt wurde, steht für dieses Objekt auch eine Wiedervorlage an. Der Verantwortliche erhält wieder eine Wiedervorlage-Aufgabe und die entsprechenden Benachrichtigungen werden verschickt. Beim Erledigen der Aufgabe kann der Verantwortliche dies korrigieren und die Gültigkeit für die neue Version des Diagramms oder Katalogobjekts um ein Jahr verlängern.

Wenn Sie ein Objekt mit laufendem Wiedervorlage-Workflow also manuell durch eine neue Version in der Veröffentlichung ersetzen möchten, achten Sie darauf, dass Sie das Gültigkeitsdatum anpassen, damit der Wiedervorlage-Workflow nicht auch für die neue Version gestartet wird.